De la recherche à la conservation des faits

 

Le parcours d’un enquêteur dans la technologie juridique

 

Pourquoi il est si difficile d’écrire et de collaborer dans Word ?

Les enquêteurs, comme les avocats, ont une excellente mémoire. Nous nous souvenons de bribes d’informations clés et nous retenons toute la structure de l’affaire. Mais à moins que vous ne soyez le détective Colombo, la mémoire ne vous mènera pas très loin.

En tant qu’associé d’un grand cabinet d’enquête, je faisais régulièrement appel à la fois à la mémoire et à des logiciels sophistiqués pour accomplir des tâches dans le cadre d’affaires importantes qui impliquaient de longues listes de personnes, de lieux, de recherches et nécessitaient de grandes quantités de temps facturé.

 

Un exemple, bien trop courant

Une affaire particulièrement importante me vient à l’esprit.

« N’avions-nous pas les noms des consultants qui étaient présents à l’époque ? ». J’ai demandé à l’associé dans mon bureau. « Je me souviens avoir vu un tas d’autres noms que celui-ci ». Nous étions en train de finaliser un mémo de témoins que notre client pourrait éventuellement faire déposer. C’était une affaire de grande envergure avec une quantité énorme de recherches et de temps facturé. Nous devions respecter les délais, le budget et nous n’avions pas le temps de refaire le travail. Ces consultants, cependant, pourraient être des témoins cruciaux, et je savais que nous avions déjà vu cette information quelque part auparavant. L’associé s’est enfui et j’ai essayé de ne pas penser à l’inévitable : il n’y aurait pas de « liste de consultants » trouvée dans sa recherche par mot-clé. Je me suis tourné vers l’autre associé dans mon bureau qui attendait de me briefer sur un cas distinct.

En effet, l’associé est revenu, près de trois heures plus tard, avec seulement deux consultants à ajouter à la liste. J’ai eu ce sentiment de terreur, que nous pourrions manquer quelque chose d’important pour le client, et j’ai entrepris d’essayer de recréer la liste plus longue que je jurais avoir vue des mois plus tôt.

L’anxiété et le temps perdu étaient atroces. Des nuits tardives. Du temps non facturable. Des budgets explosés et des associés stressés. Tout cela au nom d’un excellent produit de travail.

La recherche d’informations de ce genre était une routine. Même avec des logiciels très sophistiqués à notre disposition pour nous aider – proches des bases de données de recherche juridique, nous finissions par déverser nos découvertes dans des documents Word et des dossiers papier. Pas seulement les enquêteurs, mais aussi les avocats plaidants. Ils s’embourbaient dans l’examen de dizaines de pages de documents pertinents tout en prenant des notes dans Word ou dans des carnets physiques qu’ils utilisaient plus tard pour leurs mémoires juridiques. Qu’il s’agisse d’un cabinet solo, cela n’avait aucune importance. Le processus était le même.

Bien qu’il existe des logiciels et qu’ils promettent de tout faire automatiquement, ce n’est pas réaliste. Rien de la nature humaine, ou de la loi, n’est aussi calculable.

Mais il devait y avoir une meilleure façon de faire.

 

Faits et Contexte = Valeur

Enfin, mes antécédents en programmation et mon geek intérieur ont eu raison de moi. J’ai quitté l’enquête privée pour résoudre ce problème avec quelques autres personnes dévouées qui ressentaient également la douleur de gérer d’énormes quantités de données complexes.

Notre mesure du succès exigeait que notre logiciel fasse trois choses :

  • S’intégrer dans les processus de travail existants de nos clients ;
  • Montrer une valeur immédiate ;
  • Lier les avantages à de l’argent réel sur la ligne de fond.

Nous avons passé près de deux ans à faire des tests bêta avec des avocats plaidants et à reconfigurer le produit à partir de leurs commentaires. Finalement, notre produit était prêt pour un public général. Nous l’avons appelé FactBox.

FactBox est conçu de manière étroite pour simplifier l’organisation des faits, des notes et des idées dans un cas, seul ou en équipe, puis générer instantanément des produits de travail à partir de ces faits. Il est accessible en toute sécurité par nos clients n’importe où, sur n’importe quel appareil avec une connexion Internet.

 

Accessible en sécurité

Oui, j’ai dit accessible en toute sécurité. L’obsession de la sécurité nous est venue naturellement. Nous sommes d’anciens enquêteurs d’entreprise, la sécurité est donc ancrée dans notre logique. Nous avons deux sociétés d’audit de sécurité qui effectuent des tests de pénétration de FactBox. Vous ne savez jamais qui veut entrer dans vos systèmes, donc la meilleure attaque est une défense forte. Ces audits comprennent des analyses de vulnérabilité authentifiées et non authentifiées. Les tests de pénétration s’attaquent à nos systèmes d’information externes et internes.

En outre, les données de FactBox sont cryptées en transit et au repos. Les données, également, résident sur des serveurs redondants dans des installations qui exigent un accès à deux facteurs avec des cartes de contrôle, des lecteurs biométriques et des gardes armés.

En d’autres termes, nous sommes obsédés par la sécurité sous tous les angles.

 

Le mantra dominant change

En tant que détective privé, j’étais tenu par la loi de garder confidentiel tout ce que je faisais, et pour qui je le faisais. Le mantra dominant était « Chut ». En quittant le domaine de l’investigation privée pour fonder une startup, j’ai dû apprendre à me faire entendre et à parler publiquement de FactBox. C’est l’une des transitions les plus difficiles.

La transition entre le fait de passer mes journées à m’assurer que mon équipe trouvait tous les faits et le fait d’aider les autres à s’assurer que tous ces faits sont à portée de main, est cependant gratifiante.