Comment vérifier que vous partagez avec les bonnes personnes ?
Si vous n’êtes pas un professionnel de SharePoint, les autorisations permettant aux personnes d’accéder aux fichiers peuvent être déroutantes. L’avènement des groupes et des équipes d’Office 365 facilite grandement les choses, car tous les membres d’un groupe ont le même niveau d’accès aux données (et vous devriez résister à la tentation de jouer avec les autorisations d’un site SharePoint activé par un groupe).
Les autorisations attribuées aux membres du groupe leur donnent un accès direct. Vous pouvez également donner un accès à d’autres personnes à l’intérieur et à l’extérieur du locataire en partageant des fichiers ou des dossiers avec eux. À moins de connaître le partage d’utilisateurs, les propriétaires d’un site peuvent perdre de vue l’accès des non-membres du site au contenu, et c’est une mauvaise chose. Heureusement, SharePoint Online dispose désormais d’une option Gérer l’accès pour les aider.
Gérer l’accès
Pour accéder au panneau Gérer l’accès (ou gérer les autorisations), sélectionnez un document et ouvrez le volet de détails (le volet qui vous montre le titre du document et d’autres propriétés et qui vous permet d’attribuer une étiquette de conservation). Cliquez sur Gérer l’accès.
La section Accès direct répertorie les autorisations accordées par le biais du groupe Office 365 propriétaire du site. Vous pouvez les modifier en cliquant sur le lien Avancé, ce qui vous amène à l’écran de gestion des autorisations à l’ancienne. N’apportez pas de modifications ici.
Au-dessus de l’accès direct, nous voyons tous les liens de partage qui existent pour le document. Dans ce cas, il n’y en a qu’un seul. Si vous cliquez sur […] à côté du lien, SharePoint vous montre les détails du lien. Vous pouvez modifier les paramètres du lien pour ajouter des personnes, en supprimer, modifier ce que le lien autorise (de la vue seulement à la modification ou vice versa), ou supprimer entièrement le lien.
N’oubliez pas d’Enregistrer lorsque vous avez fini de modifier les autorisations. C’est incroyable de voir combien de fois les gens ne le font pas et ne comprennent pas pourquoi les autorisations qu’ils ont définies ne sont pas actives !
